采购规定通常包括以下内容:
总则
目的:加强采购计划管理,规范采购工作,保障生产经营活动的正常持续供应,控制不必要的开支。
采购管理工作的任务
根据生产、经营需要作好物资采购工作,保障原材料和各项物资连续供应。
在保障供应的前提下,选择优质物资,确保采购物资的质量合格。
开拓货源基地,优化供应渠道,降低采购成本。
采购审批
各部门所需物资申购均须事前填具采购申请单,按程序办理审批。
对预算外2000元(含)以内由总经理批准,超过2000元由董事长批准。
采购审批一律使用采购申请单,包括填写是否清楚、审批者是否签字、紧急采购申请单应优先办理、无法于需用日期办妥的采购申请单必须及时通知申购部门、接到撤销通知的采购申请单应先处理并在采购计划中删除。
寻价及洽谈
充分了解所购物资的品名、规格、质量要求及其他特别要求。
向供应商详细说明品名、规格、质量要求、数量、交货期、交货地点、付款方式。
同规格产品的供应商至少对比三家,寻求其他更适合的替代品。
经成本分析后,设定议价目标,考虑价格上涨、下跌因素。
寻价单应注明与供应商议定的成交条件,紧急需求临时购买可参考以往价格。
订购
订购过程应遵循公开透明原则、公平竞争原则、公正原则和诚实信用原则。
采购工作必须遵守国家相关法律和法规并依法接受监督。
采购管理机构与职责
各单位要成立评标委员会,人员由领导班子全体成员、相关部门主要负责人以及专职董事组成。
董事会是本级采购管理的决策机构,资产管理部是董事会的咨询和执行机构。
资产管理部是采购活动的具体负责、组织与执行部门。
采购计划和审批
学校物资(包括教育教学、劳动卫生、师生生活及办公物品等)的采购要按照计划进行,分为学期采购计划和临时采购计划。
每学期开学初,各部门需报学期预采购计划,经学校物资采购领导小组会议讨论决定通过后由校长审批。
临时采购计划作为学期采购计划的补充,由各部门根据实际需要填写物品请购单,经总务处汇总报校长审批后由总务处安排采购小组采购。
采购原则
采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则,综合考虑质量、价格的竞争,择优选取。
采购申请应注明物资的名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途、质量要求、交货期等信息。如难以描述物资特征的,应提供样品;宣传印制品应提供设计样稿。
其他相关规定
采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作,廉洁奉公,不徇私舞弊,不违法乱纪,勤俭节约,讲究职业道德。
采购部人员负责公司生产所需材料的采购工作,供应商的开发、管理及维护工作,执行各项采购工作制度及公司各项规章制度。
采购制度还包括需求预测与计划、供应商管理、采购流程、质量控制、合同管理、库存控制、验收与支付、审计监督等内容。
这些规定旨在确保采购活动的规范性、透明性和高效性,同时保障公司利益和合规性。